مغز و سیستم یک چاپخانه مدرن
نرم‌افزارهای (ERP (Enterprise Resource Planning اصولاً شامل سه عامل اصلی هستند: مواد، ظرفیت تولید و زمان. یکی از ارکان اصلی برنامه‌ریزی تولید، مواد است. اگر بخواهیم تولیدی انجام دهیم در درجه اول باید ببینیم آیا مواد مصرفی لازم را در اختیار داریم و قابل تهیه است یا خیر. تهیه‌ی مواد مصرفی ممکن است به صورت دائم و ذخیره‌ای در انبار چاپخانه باشد و یا برحسب سفارشات جدید تهیه شود. در هر صورت بررسی مواد موجود در انبار و یا امکان دریافت به‌موقع از تامین‌کنندگان آن اهمیت زیادی دارد. نرم‌افزار مدیریت اطلاعات در تولید براساس میزان مواد مورد نیاز و ظرفیت تولید، مقدار و زمان سفارش را تعیین می‌کند. هرچه چاپخانه‌ها به سمت اختصاصی‌تر شدن پیش بروند، تأمین مواد حساس‌تر می‌شود و چرخه‌ی تامین مواد نیاز به پیش‌بینی گسترده‌تر خواهد داشت. این مورد می‌تواند موجب شود که چاپخانه خود تامین‌کننده مواد مصرفی شود. مدیریت تامین مواد نیز خود به چند عامل بستگی دارد: مقدار قابل سفارش، حمل و نقل، مسائل گمرکات و ترخیص وغیره. البته مدیریت سفارشات نیازمند شناخت بازار و کسب تجربه در تأمین مواد است و پیاده‌سازی ERP هم براساس دانش و تجربه قبلی صورت می‌گیرد. رکن اصلی بعد از مدیریت مواد، بحث ظرفیت است. مجموع امکانات، تجهیزات، نیروی انسانی و توان ماشین‌آلات، ظرفیت تولید چاپخانه را تعیین می‌کنند. این نکته که امکانات موجود در یک چاپخانه تکاپوی سفارشات را داشته باشد و همه بخش‌های تولید با سرعت یکسان بتوانند در زمان معین محصول را تحویل دهند، نیازمند جمع‌آوری اطلاعات همه زیرمجموعه‌های بزرگ و کوچک واحد تولید است. بارها دیده شده که بخشی از تولید به دلیل سرعت کمتر تبدیل به گلوگاهی درمقابل فرآوری حجم زیاد مواد می‌شود و زمان تحویل را به تعویق می‌اندازد. درواقع موتور محرکه طراحی تولید تابع ظرفیت تمام فرایند تولید است. سومین عامل اساسی در مدیریت تولید، زمان است. زمان تأمین مواد، تولید و تحویل سفارشات فاکتور مهم دیگری است که می‌بایست در طراحی تولید لحاظ شود. در نهایت این سه عامل مانند تار عنکبوت به هم وابسته و مربوط هستند و نمی‌توان تغییرات مستقل از دیگر عوامل را در سیستم ایجاد کرد. امروزه نرم‌افزارهای ERP خود را تنها به موتور برنامه‌ریزی داخلی تولید، محدود و وابسته نمی‌کنند زیرا به پارامترهای دیگری هم برای مدیریت نیاز دارند. این پارامترها مربوط به پیش و پس از تولید می‌شوند. یک تولیدکننده همیشه از یک سو با تأمین‌کننده و از سوی دیگر با مشتری سر و کار دارد. بنابراین دو نرم‌افزار دیگر تکمیل‌کننده ERP می‌شـــوند. یــکی مربوط به ارتباط با مشتری است که شامل نرم‌افزارهای (CRM (Customer Relationship Management می‌شود. این سیستم تقاضا و سفارش مشتریان متنوع را پردازش کرده و با تأیید مالی سفارشات کار را به بخش تولید منتقل می‌کند. CRM اعتبار مشتریان و ارتباط آنها را با بخش پیش از چاپ تعیین می‌کند و در واقع به صورت فیلتر ورودی عمل می‌کند و سفارش را به نرم‌افزار مدیریت تولید می‌رساند. به این ترتیب نرم‌افزار مدیریت تولید، سفارشی در دست خواهد داشت که همه مراتب اداری و تاییدیه‌ی لازم را دارد و با اطمینان می‌تواند به تولید آن بپردازد. البته لازم است در این مرحله مدیریت تولید به سرعت برآورد زمانی کار را به مشتری اطلاع دهد که این هم مستلزم داشتن داده‌های لازم از کارهای موجود، ظرفیت تولید و بخش تأمین مواد است. پس نیاز است ERP به صورت موازی با CRMمرتبط باشد تا اطلاعات صحیح از زمان تحویل سفارش در اختیار مشتری قرار گیرد. تولید از سوی دیگر با تامین‌کننده‌ها در ارتباط است. نرم‌افزار مدیریت تامین مواد که به SRM
(Supplier Relationship Management) معروف است، مدیریت این اطلاعات را برعهده می‌گیرد. در این صورت ERP ما به صورت ایده‌آل تحت سیستمی بزرگ‌تــر به نــام (MIS (Management Information System عمل خواهد کرد. این سیستم شامل مدیریت و تعامل بین SRM و ERP و CRM می‌شود. با بررسی عملکرد ERP متوجه می‌شویم که این نرم‌افزار باید فرایندهای بسیار متفاوتی را مدیریت کند. اساس کاربرد این نرم‌افزار در درجه اول ایجاد شفافیت بین طبقات مختلف در هرم مدیریت است و دوم ایجاد شفافیت بین دیواره‌های عملیات مختلف در یک سازمان است. هرم مدیریت به طور کلی در سه طبقه مدیریت عالی و استراتژیک، مدیریت میانی و لایه‌ی اپراتوری خلاصه می‌شود. بیشترین بخش این هرم را لایه‌ی اپراتوری تشکیل می‌دهد و همه عملیات یدی، در این طبقه به انجام می‌رسد. مدیریت میانی مسئولیت تصمیم‌گیری‌ها را بر عهده دارد و این کار را بر پایه اطلاعات دریافتی از طبقه اپراتوری انجام می‌دهد. وظیفه ERP در وهله‌ی اول برنامه‌ریزی تولید براساس اطلاعات مشتریان و تامین‌کنندگان و در وهله دوم دریافت اطلاعات از تمام نقاط تولید و بررسی عملکردها و میزان بازدهی آنها در مدیریت میانی است (Monitoring). چنانچه در نقطه‌ای برآورد ERP و عملکرد برهم منطبق نباشند بلافاصله مدیریت میانی باید با تصمیم‌گیری صحیح و به‌موقع راه‌حل مناسب را بیابد. تصمیم در این مرحله بر اساس دو مهم صورت می‌گیرد: اطلاعات درست و اطلاعات به‌موقع. اگر اطلاعات خواب ماشین و ایرادهای فنی سریعاً به مدیریت میانی منتقل شود می‌توان مانع ضرر و زیان شد، در غیر این صورت زمان از دست رفته، خود عامل زیان‌های آتی خواهد شد. البته حجم اطلاعات ورودی ERP بسیار زیاد است و نیاز به پردازش دارد. داده‌ها به اصطلاح باید پالایش شوند و نتایج آن به صورت نمودار، منحنی و گراف و … درآیند، که این یکی از مهم‌ترین قابلیت‌های نرم‌افزارهای این چنینی است. این اطلاعات پردازش‌شده امکان تصمیم‌گیری و تعیین برنامه‌های بلند مدت یک سازمان توسط مدیریت استراتژیک را فراهم می‌کند. به عبارتی تصمیم‌های استراتژیک نتیجه گزارش‌های کلان ERP است. این گزارش‌ها به دو دسته گزارش‌های آنی برای تصمیم‌های مدیریت میانی و گزارش‌های کلان برای مدیریت استراتژیک تقسیم می‌شوند. از آنجایی‌که نرم‌افزارهای ERP برای فضاهای استاندارد طراحی شده‌اند، بسیاری از چاپخانه‌های ایران زیرساخت‌های لازم برای پیاده‌سازی این نرم‌افزارها را ندارند. آیا در این شرایط بهینه است که چاپخانه‌ها نرم‌افزارهایی مختص و هماهنگ با محیط تولید خود طراحی کنند؟ طراحی نرم‌افزار ویژه یک محیط دارای مزایا و معایبی است. شاید با طراحی یک نرم‌افزار برای یک محیط به‌خصوص، مسائل داخلی یک مجموعه به صورت مدل درآیند و فرایند اتوماسیون نرم‌افزاری برای آنها تهیه شود. اما این امر چهار ایراد اساسی دارد: اول این‌که زمان‌بر است. زیرا باید برای شرایط خاص یک مجموعه تولید شود. دوم این‌که بسیاری از فرآیندها در یک مکانیزم سنتی آن هم با رشد قارچی خود، دچار ایراد هستند و از استاندارد فاصله زیادی دارند. بنابراین اگر از نرم‌افزاری که در دنیا به صورت استاندارد تهیه می‌شود استفاده کنیم، بسیاری از روش‌ها و فرآیندهایی که به اشتباه در سیستم خود جا انداخته‌ایم تغییر و اصلاح می‌یابند. به این ترتیب پرشی را در بازده تولید خود شاهد خواهیم بود. سوم این‌که از آنجایی‌که نرم‌افزار استاندارد برای سطح گسترده‌ای از مصرف‌کنندگان نوشته می‌شود، هرسال به روز می‌شود، اما نرم‌افزاری که به طور سفارشی و تک‌نسخه‌ای طراحی شود برای هر بار به روز شدن بسیار هزینه‌بر خواهد بود. ایراد چهارم مسئله پشتیبانی از نرم‌افزار است. وقتی یک نرم‌افزار استاندارد خریداری و پیاده‌سازی کنیم سرویس‌دهی و پشتیبانی بسیار بهتری نسبت به نرم‌افزارهایی که توسط فرد یا یک شرکت برای یک واحد تولیدی طراحی شده‌اند دارد. به طور کلی پیشنهاد می‌شود که همیشه از نرم‌افزارهای استاندارد استفاده کنیم. طبعاً هر نرم‌افزار استانداردی در حدود ۵ تا ۸ درصد برای مجموعه‌های داخلی امکان هماهنگ و بومی شدن را دارد تا مقداری به فرایندهای جاری در این سیستم‌ها نزدیک شود. اما با این حال مقاومت زیادی برای نزدیک شدن مجموعه به خود دارد تا مجموعه به روش‌های استاندارد نزدیک‌تر شود. هدف اصلی هم این است که تاحد زیادی روش‌های سنتی و بعضا غلط خود را که در اثر تکرار به وجود آورده‌ایم فراموش کنیم. زیرا به واقع این روش‌ها کاهنده ارزش هستند و نه افزاینده آن. نرم‌افزارهای استاندارد به ویژه در زمینه چاپ برای این‌که بتوانند اطلاعات را از همه نقاط تولید دریافت کنند، بعضا نیاز دارند که از طــریق Job Definition Format JDF عمل کنند. به این مفهوم که بتوانند همزمان با کارکرد ماشین‌آلات اطلاعات تولید را از آنها به سامانه مدیریت اطلاعات منتقل کنند. JDF قابلیتی است که در ماشین‌آلات نسل جدید وجود دارد. البته در همین ماشین‌آلات هم به دلیل هزینه اضافی در هنگام خرید بسیاری از شرکت‌ها در این مبالغ صرفه‌جویی می‌کنند و سیستم خود را هماهنگ با JDF خریداری نمی‌کنند(در برخی مواقع این هزینه بین ۵تا۱۵ درصد قیمت ماشین چاپ است). بنابراین اگر نرم‌افزار ERP شما که JDF را پشتیبانی می‌کند برای ماشین‌آلاتی که آن را پشتیبانی نمی‌کنند پیاده شود فاصله‌ای میان دریافت اطلاعات به صورت کامل ایجاد خواهد شد. لازم به ذکر است مکانیزم‌هایی هم وجود دارند که می‌توانند جایگزین JDF شوند. در ایران بسیاری از چاپخانه‌ها، ماشین‌آلاتی از ده یا بیست سال پیش در خط تولید خود دارند که امکان JDF در آنها وجود ندارد و اضافه کردن آن هم هزینه به صرفه‌ای نخواهد بود. روش‌هایی وجود دارد که می‌توان این جایگزینی را به کمک تکنیک‌های ورود اطلاعات انجام داد و نرم‌افزارهایی هم برای آن طراحی شده‌است. در این نرم‌افزارهای مدیـــریت تــولید اطلاعـــات به صورت نیمه‌اتوماتیک وارد نمی‌شود که البته مجموعه کاملی از داده‌ها نخواهد بود، زیرا اپراتورها ممکن است حوصله وارد کردن همه اطلاعات را نداشته باشند. به این دلیل نرم‌افزارهایی هم طراحی شده‌اند که اطلاعات به صورت نیمه‌اتوماتیک از ماشین به نرم‌افزار منتقل شوند. و به نظر شما این نرم‌افزارها می‌توانند نقش مناسب‌تری در چاپخانه‌های ایران ایفا کنند؟ در نرم افزارهای حرفه ای بخش عمده هزینه ERP، مربوط به خرید نرم‌افزار نیست. شاید ۳۰ تا ۵۰ درصد سرمایه‌گذاری در این بخش مربوط به قیمت خود نرم افزار باشد و ۷۰ تا ۵۰ درصد سرمایه‌گذاری مربوط به بخش پیاده‌سازی (Implementation) و اجرای نرم‌افزار گردد. فاز پیاده‌سازی ممکن است شش ماه تا یک سال به طول بیانجامد تا نرم‌افزار بتواند در همه بخش‌های مختلف یک سازمان و فرایندهای آن پیاده‌سازی شود و نیازمند همکاری شدید همه بخش‌های سازمان است. از لایه اپراتوری که درواقع کوچک‌ترین بخش‌های تصمیم‌گیری هستند تا عالی‌ترین بخش‌های سازمان باید خود را هم به لحاظ فرهنگ پیاده‌سازی اتوماسیون در مدیریت اطلاعات و هم به لحاظ تقبل هزینه‌های آن وفق دهند. در هر صورت نتیجه درازمدت این پیاده‌سازی می‌تواند به راحتی بازگشت سرمایه را تأمین کند. آیا چاپخانه‌داران ما مقاومتی در برابر اتوماسیون سیستم‌ها و اجرای نرم‌افزارهای مدیریت تولید دارند؟ متأسفانه بخش‌هایی از صنعت چاپ مانند نشر یا حتی چاپ تجاری در دو سه سال گذشته دچار افول در بازار شده‌اند. و این مورد هم به خاطر پیشرفت شیوه‌های دیگر انتقال اطلاعات و رسانه‌هاست، که بخشی از بازار را گرفته‌اند. حال چه به لحاظ روش تولید و چه به لحاظ محتوایی. می‌دانید که شرکت آمازون در پایان سال ۲۰۱۲ اعلام کرد که برای اولین بار کتب الکترونیک آن از کتب چاپ شده فروش بیشتری داشته‌است. چنین روندهایی نشان‌دهنده میل بازار به سمت رسانه دیجیتال است. بنابراین به طور کل اشتیاق در حوزه چاپ نشر و چاپ تجاری برای سرمایه‌گذاری کاهش یافته است. علیرغم این‌که هنوز اگر یک مجموعه چاپ و انتشارات یا چاپ تجاری خود را به سیستم‌های مدیریت اطلاعات مجهز کنند می‌توانند بخشی از فشارها را بکاهند و بازدهی خود را بالا ببرند. امــا از آن ســــو در واحـدهایی مانند چاپ بسته‌بندی و چاپ امنیتی روند به‌کارگیـــری نـــــرم‌افزارهای مدیریتی و اتوماسیون رشد داشته‌است. در این حوزه‌ها مدیریت اطلاعات جزء واجبات است و هر روز که دیرتر به این سمت حرکت کنند بیشتر از بازدهی مناسب عقب می‌مانند. چنانچه تنها ۱۰ درصد سرمایه سازمان خود را در بخش نرم‌افزار و IT صرف کنند نتیجه‌ای بیش از ۱۰ برابر سرمایه‌گذاری در زمینه تجهیزات خود دریافت خواهند کرد. اما سرمایه‌گذاری در بخش نرم‌افزار که از دارایی‌های نامشهود که به Intangible Asset معروف است محسوب می‌شود، قابل لمس نیست. صنعت چاپ نیز به عنوان یکی از قدیمی‌ترین رسانه‌های ارتباطی بشر هنوز از نوعی ساختار سنتی به‌ویژه در کشورهای توسعه‌نیافته برخوردار است. بنابراین سرمایه‌گذاری در بخش دارایی‌های نامشهود، جاذبه‌ی کافی را برای مدیران و صاحبان صنعت چاپ ندارد، مگر این‌که مدیریت و کل سازمان به تأثیر واقعی نرم‌افزارهای مدیریتی پی ببرند و اعتقاد یابند. متأسفانه این اتفاق هنوز در کشور ما رخ نداده است. مراکز معدودی سعی کردند به سمت نصب نرم‌افزارهای مدیریت اطلاعات بروند اما به دلایل متعدد موفق نبوده‌اند. از این دلایل می‌توان به بی‌توجهی به فارسی شدن نرم‌افزار برای کاربران اشاره کرد، که بسیار مهم است. زیرا عمده کارمندان چاپخانه‌ها درک بهتری از نرم‌افزار فارسی زبان نسبت به نسخه انگلیسی آن دارند. دلایل دیگر نیز شامل ساده نبودن کاربری و کامل نبودن بخش کتابخانه‌ای نرم‌افزارها است که بسیاری از استانداردهای تولید را در خود جا می‌دهند و البته در نهایت عدم تجربه کافی در این زمینه بوده‌است. لازم است برای کسب نتیجه مطلوب از نرم افزارهای ERP استفاده کنیم که به‌صورت استاندارد برای چاپخانه طراحی شده باشند و دارای الگوها و استانداردها و اطلاعات کتابخانه‌ای (Library) چاپخانه هستند. به طور کلی استفاده از نرم‌افزار، کمک حال چاپخانه‌هاست. اما همان‌طور که در ابتدای صحبت اشاره کردم شاخص‌هایی که مورد استفاده ERP برای ارائه تسهیلات است باید در همه نقاط سازمان لحاظ شود تا نتیجه‌ی مطلوب به‌دست آید. در صورت یکپارچه نشدن اطلاعات ممکن است حجم زیاد اطلاعات و تکرار شدن برخی از آنها در پردازش اطلاعات خطا ایجاد کند. این نقاط شامل اطلاعات جامع بخش‌های تولید، سفارش، انبارداری، IT، پشتیبانی، حسابداری، بازاریابی و فروش می‌شود. یکی از دیگر مزایای ERP این است که بازدهی پایین و ضرردهی را تشخیص می‌دهد و بخش مؤثر در ضرردهی را مشخص و به تفکیک شفاف می‌کند.
